Confidențialitate

1. Informații generale

Ne pasă de felul în care sunt tratate informațiile care vă privesc. Prin acest document („Politica de confidențialitate”) vă explicăm ce date colectăm prin Foaiedeparcurs.ro (denumită în continuare „Platforma”), de ce le folosim, cui le transmitem și ce drepturi aveți. Vă recomandăm să îl parcurgeți cu atenție.

Operatorul datelor cu caracter personal este ADI PROJECT S.R.L., înregistrată la Registrul Comerțului din Argeș sub nr. J2020000987035, având Cod Unic de Identificare Fiscală 42752017, care poate fi contactată la info@foaiedeparcurs.ro (denumită în continuare „noi”). Colectăm doar datele strict necesare funcționării Platformei și le prelucrăm conform Regulamentului (UE) 2016/679 („GDPR”) și legislației române aplicabile.

Acest document se citește împreună cu Termenii și condițiile. Dacă între cele două documente apare o contradicție privind datele cu caracter personal, prevalează prezenta Politică de confidențialitate.

2. Termeni folosiți

• Date cu caracter personal – orice informație care identifică sau poate identifica, direct ori indirect, o persoană fizică (de exemplu: nume, e-mail, telefon, seria actului de identitate, adresa IP).
• Persoană vizată – persoana fizică ale cărei date le prelucrăm: utilizatorii Platformei, reprezentanții companiilor client sau vizitatorii site-ului.
• Prelucrare – orice operațiune efectuată asupra datelor, cum ar fi colectarea, stocarea, consultarea, modificarea, transmiterea sau ștergerea lor.
• Operator – entitatea care decide de ce și cum sunt prelucrate datele.
• Persoană împuternicită – entitatea care prelucrează date în numele operatorului, la instrucțiunile acestuia.

Ceilalți termeni au sensul stabilit de GDPR.

3. Ce date colectăm

Datele contului: numele, adresa de e-mail și parola (păstrată exclusiv în formă criptată ireversibil).

Datele introduse în aplicație, necesare întocmirii foilor de parcurs:

• datele companiilor (denumire, cod fiscal, număr de înregistrare, adresă și alte date de identificare);
• datele șoferilor (nume, funcție, seria actului de identitate, e-mail, telefon);
• vehicule, parteneri, rute, locații de plecare și sosire, kilometraj și alimentări cu combustibil;
• documentele PDF generate pe baza acestor informații.

Datele de plată: plățile sunt procesate de Stripe. Noi nu avem acces la datele complete ale cardului; păstrăm doar informații precum tipul abonamentului, starea plății, tipul cardului și ultimele patru cifre ale acestuia.

Date tehnice: adresa IP, tipul browserului și informații despre sesiune, înregistrate automat pentru funcționarea și securitatea Platformei.

Corespondența pe care ne-o trimiteți, de exemplu prin e-mail, pentru a vă putea răspunde.

4. De ce prelucrăm datele și pe ce temei

• Furnizarea Serviciului (crearea și administrarea contului, gestionarea foilor de parcurs, generarea documentelor, comunicările legate de cont) – temei: executarea contractului (art. 6 alin. 1 lit. b GDPR).
• Gestionarea abonamentelor, facturarea, evidența contabilă și arhivarea – temei: executarea contractului și îndeplinirea obligațiilor legale, inclusiv fiscale (art. 6 alin. 1 lit. b și c).
• Securitatea Platformei, prevenirea abuzurilor și soluționarea solicitărilor sau reclamațiilor – temei: interesul nostru legitim de a oferi un serviciu sigur și funcțional (art. 6 alin. 1 lit. f).
• Constatarea, exercitarea sau apărarea unor drepturi în instanță – temei: interesul nostru legitim.

Nu vă trimitem comunicări comerciale, nu creăm profiluri de preferințe și nu luăm decizii exclusiv automate care să producă efecte juridice asupra dumneavoastră. Nu vindem și nu închiriem datele dumneavoastră.

5. Ce se întâmplă dacă nu ne furnizați datele

Câmpurile marcate ca obligatorii sunt necesare pentru crearea contului și pentru generarea unor documente corecte. Fără aceste informații nu vă putem oferi Serviciul sau nu ne putem îndeplini obligațiile legale, cum ar fi emiterea facturilor. Celelalte câmpuri sunt opționale și le completați doar dacă doriți.

6. Datele altor persoane introduse de dumneavoastră

Pentru datele șoferilor și ale altor persoane pe care le introduceți în Platformă, compania dumneavoastră are calitatea de operator, iar noi acționăm ca persoană împuternicită, folosind aceste date exclusiv pentru furnizarea Serviciului. Vă revine obligația de a informa persoanele respective și de a avea un temei legal pentru prelucrarea datelor lor.

7. Cui transmitem datele

Nu transmitem datele dumneavoastră către terți pentru ca aceștia să le folosească în scopuri proprii de marketing sau comerciale. Datele pot ajunge doar la următoarele categorii de destinatari:

• furnizori care lucrează în numele nostru (persoane împuternicite), obligați prin contract să protejeze datele: Stripe (procesarea plăților), Amazon Web Services (stocarea documentelor PDF în centre de date din Uniunea Europeană – Frankfurt), furnizorul de găzduire a serverelor și furnizorul de servicii de e-mail;
• servicii de hărți – OpenStreetMap, Nominatim și OSRM, folosite pentru afișarea hărților, căutarea adreselor și calculul distanțelor; acestora le sunt transmise doar locațiile căutate și adresa IP a browserului;
• consultanți externi (contabili, auditori, avocați), ținuți de obligația de confidențialitate prin lege sau contract;
• autorități publice, atunci când legea ne obligă sau la solicitarea lor legitimă;
• instanțe și alte organe competente, în măsura necesară apărării drepturilor noastre.

Dacă un furnizor transferă date în afara Spațiului Economic European, transferul are loc doar pe baza garanțiilor prevăzute de GDPR, cum ar fi clauzele contractuale standard aprobate de Comisia Europeană.

8. Cât timp păstrăm datele

• Datele contului și cele introduse în aplicație se păstrează pe durata existenței contului.
• După închiderea contului, datele sunt șterse sau anonimizate în cel mult 30 de zile, cu excepția celor pe care legea ne obligă să le păstrăm.
• Documentele financiar-contabile (de exemplu, facturile) se păstrează pe perioada impusă de legislația contabilă și fiscală.
• Corespondența cu dumneavoastră se păstrează atât cât este necesar pentru soluționarea solicitării și apărarea eventualelor drepturi.

9. Cookie-uri

Platforma folosește doar cookie-uri strict necesare funcționării: cookie-ul de sesiune care vă menține autentificat, cookie-ul de protecție împotriva atacurilor de tip CSRF și, dacă bifați opțiunea „Ține-mă minte”, cookie-ul de autentificare persistentă. Nu folosim cookie-uri de publicitate, de analiză sau de urmărire.

10. Cum protejăm datele

Luăm măsuri tehnice și organizatorice pentru a preveni accesul neautorizat, pierderea, modificarea sau divulgarea datelor:

• Criptare: toate conexiunile la Platformă sunt securizate prin HTTPS, iar parolele sunt stocate criptat.
• Separarea datelor: fiecare utilizator are acces doar la datele companiilor din care face parte.
• Acces restricționat: accesul la servere și la baza de date este limitat la persoanele care au nevoie de el pentru a întreține Serviciul.
• Minimizare: colectăm doar datele necesare scopurilor descrise în acest document.
• Revizuire periodică: verificăm și actualizăm periodic măsurile de securitate.

Niciun sistem informatic nu este complet invulnerabil. Dacă se produce totuși un incident de securitate care vă afectează datele, vom acționa imediat pentru limitarea efectelor și vom notifica autoritatea de supraveghere și, atunci când legea o cere, persoanele afectate.

11. Drepturile dumneavoastră

Potrivit articolelor 15–21 din GDPR, beneficiați de următoarele drepturi:

• dreptul de acces – să aflați dacă vă prelucrăm datele și să primiți o copie a acestora;
• dreptul la rectificare – să cereți corectarea datelor inexacte sau completarea celor incomplete;
• dreptul la ștergere („dreptul de a fi uitat”) – atunci când datele nu mai sunt necesare și nu există alt temei legal pentru păstrarea lor;
• dreptul la restricționarea prelucrării, în situațiile prevăzute de lege;
• dreptul la portabilitate – să primiți datele într-un format structurat sau să cereți transmiterea lor către alt operator;
• dreptul de opoziție față de prelucrările bazate pe interesul nostru legitim;
• dreptul de a vă retrage consimțământul, acolo unde prelucrarea se bazează pe acesta, fără a afecta prelucrările efectuate anterior;
• dreptul de a depune o plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP), www.dataprotection.ro.

Unele drepturi pot fi limitate de lege; de exemplu, nu putem șterge datele pe care suntem obligați să le păstrăm din motive fiscale. Pentru a vă proteja datele, este posibil să vă cerem să vă confirmați identitatea înainte de a da curs unei solicitări.

12. Contact și modificări

Pentru întrebări despre prelucrarea datelor sau pentru exercitarea drepturilor de mai sus, ne puteți scrie la info@foaiedeparcurs.ro. Vă vom răspunde în cel mult o lună de la primirea solicitării.

Această politică poate fi actualizată periodic. Versiunea în vigoare este întotdeauna cea publicată pe această pagină, cu data ultimei actualizări afișată mai sus, iar despre modificările importante vă vom anunța prin e-mail sau printr-un mesaj în aplicație.